Continu verbeteren? Projecten zijn verspillingen!

  3 minuten

Project is niet waardevol

Een project voegt geen waarde toe aan het bestaansrecht van een organisatie en het kost (veel) geld. Organisaties moeten projecten vermijden. In het proces om tot vernieuwing te komen, zijn projecten vanuit Lean perspectief pure verspillingen.

Voor mijn carrière is dit wellicht niet de meest verstandige inleiding van een blog. Als business consultant ben ik continu werkzaam in projecten. Sterker nog, meestal bekleed ik zelf de rol van projectleider en veel adviesorganisaties zijn voor nog voor het grootste deel afhankelijk van projecten. Toch zijn projecten verspillingen die we zo veel mogelijk moeten vermijden.

Wat zijn projecten precies?

Het heeft een bepaald doel en is een proces
Wat zijn projecten eigenlijk? Een aantal elementen komen in bijna alle definities terug. Ten eerste heeft het een vooraf bepaald doel; het opleveren van een (nieuw) product of verbetering. Daarnaast is het een samenspel van activiteiten met een begin en een eind. Met andere woorden, het is een proces.

Het bestaat uit bouwwerk én projectmanagement
Om tot het gewenste resultaat te komen, is naast ‘bouwwerk’ (realisatie van het product of de verbetering) ook coördinatie nodig over de werkzaamheden. Dit deel valt onder de noemer projectmanagement, met activiteiten zoals het bedenken van een plan, het vaststellen en herijken van een planning en het opzetten van documentatie. Een projectplan bevat essentiële informatie voor de projectmedewerkers om het juiste product op te leveren. Daarnaast zorgt het voor duidelijkheid over het eindresultaat en de reden van het project en daarmee zowel voor draagvlak, als voor op elkaar afgestemde activiteiten. Projectmanagement – in welke vorm dan ook – is wat ‘reguliere werkzaamheden’ onderscheidt van projecten.

 

Wat zijn procesverspillingen ook al weer?

Waarde toevoegen of niet…
Het uitgangspunt van een bedrijfsproces is het opleveren van een product of dienst, bijvoorbeeld een telefoon of de zorg voor een patiënt. Alle processtappen die niets bijdragen aan de dienst of het product, zijn volgens de Lean filosofie verspillingen. Het zijn activiteiten waar de klant niets aan heeft, het voegt geen waarde toe aan het eindproduct; het product of de verbetering waar men op zit te wachten.

Noodzakelijke verspillingen
Lean maakt onderscheid tussen ‘echte’ verspillingen, zoals overbodige overzichten of grote voorraden, en ‘noodzakelijke’ verspillingen. Noodzakelijk voor de organisatie om bijvoorbeeld de juiste keuzes te maken of om te voldoen aan wet- en regelgeving. Meestal is efficiëntiewinst mogelijk in de noodzakelijke verspillingen, zodat er meer tijd besteed kan worden aan het leveren van de echte klantwaarde.

 

Zijn projecten dan verspillingen?

Projectmanagement is een noodzakelijke verspilling
De projectactiviteiten die direct in het teken staan van realisatie van het product of de verbetering, het ‘bouwwerk’, zijn ‘waarde toevoegende processtappen’. Echter zijn de activiteiten die vallen onder het kopje ‘projectmanagement’ dat niet. Het projectmanagement is te plaatsen onder ‘noodzakelijke verspilling’: het levert geen directe waarde aan het einddoel, maar is noodzakelijk om tot dit doel te komen.

 

Wat kan je doen aan een noodzakelijke verspilling?

Ideale situatie: projectmanagement is niet nodig
In een ideale wereld is projectmanagement niet nodig om vernieuwingen te realiseren. In deze wereld is duidelijk wat de organisatie beoogt en wat nodig is om dit continu te verbeteren, in lijn met het doel van ‘continu verbeteren’ van Lean (Kaizen). Maar dit vernieuwingsproces vraagt veel van organisatie en mens. De organisatie moet los zijn van emotie en politiek, in het teken staan van een duidelijk gedefinieerde missie, met duidelijke doelen voor de verschillende organisatieonderdelen. Daarnaast moeten de medewerkers voldoende handvatten hebben om de vernieuwingen/verbetering uit te voeren en duidelijkheid hebben over wie wat wanneer doet. Dit is voor de meeste organisaties op korte termijn een utopie.

Realistische situatie: projectmanagement zo klein mogelijk houden
Het is realistischer om te streven naar een zo klein mogelijk projectmanagement deel. Steeds meer nemen alternatieve projectmanagement werkwijzen de overhand ten opzichte van traditionele methoden zoals PRINCE2. Denk aan de Agile methode ‘Scrum’, waarmee kortcyclisch (ICT) ontwikkelingen worden gerealiseerd. Hierbij schrijven we geen uitgebreide projectplannen en houden we vergadertijd beperkt. Het idee is dat we het projectmanagementdeel tot een minimum terugbrengen.

Een deel van projectmanagement stappen is wel degelijk aanwezig, zoals het definiëren van het resultaat en het plannen van de werkzaamheden. Echter worden een aantal stappen overgeslagen of geminimaliseerd: formeren van een projectgroep, inventarisatie van de belanghebbenden en aanleggen van documentatie. Daar zit het grote verschil in: het projectmanagementdeel blijft klein.

 

Hoe kan je het projectmanagement deel klein houden/maken?

Scrum houdt het projectmanagement klein door – naast handige visualisaties (Kanban bord) en overlegvormen (Daily Scrum) – vooraf eisen te stellen aan de organisatie en de mensen in de projectgroep. De rollen zijn vast en duidelijk, evenals de overlegvormen, de indienwijze, bespreekvorm en het tijdspad. Daarnaast heeft de projectgroep alle handvatten (kennis, vaardigheden, materialen, mandaat) die het nodig heeft om het resultaat te bereiken. Hierdoor wordt het oppakken van vernieuwingen en verbeteringen een gewoonte, waarbij zowel verbetering van de inhoud (Sprint Review) als de werkwijze (het projectmanagement deel) zelf (Sprint Retrospective) van belang is.

Scrum past op deze manier de Lean filosofie voor proces verbeteren toe op projectmanagement. Dit kan men ook los van Scrum doen, zolang de benodigde randvoorwaarden maar geadresseerd worden. Zoals een heldere rolverdeling en een gewoonte van continu verbeteren. Een gestructureerde aanpak als Continuous Performance Improvement (CPI) helpt om deze stap daadwerkelijk te maken.

 

Projectmanagement vervangen door continu verbeteren

Oké, laat ik mijn openingsalinea aanscherpen: projecten zijn volgens de Lean filosofie waardevol, maar het deel projectmanagement is een noodzakelijke procesverspilling. Als we het projectmanagement deel klein houden, gaat relatief veel tijd en energie naar het eigenlijke doel van het project; realisatie van de verbetering/vernieuwing. En dit is steeds beter mogelijk, dankzij methoden zoals Scrum, Lean en CPI.

cta
Deel dit artikel