Processen implementeren kun je leren – 1. Bepaal je implementatiestrategie

  3 minuten

Vanuit onze ervaring bij opdrachtgevers zien we dat het succesvol implementeren van processen niet een vanzelfsprekendheid is. Er gaan bij de implementatie veel zaken goed maar er gaan ook vaak zaken mis. Onze ervaringen en tips voor een goede procesimplementatie delen we graag met jou. In deze eerste blog van de reeks ‘Processen implementeren kun je leren!’ gaan we in op de start van een implementatietraject: het bepalen van de implementatiestrategie.

Hoe je het ook wendt of keert, bij de start van een procesimplementatie moet je stilstaan bij de manier waarop je het gewenste proces wil doorvoeren, dit is je implementatiestrategie. De implementatiestrategie is afhankelijk van diverse factoren: de complexiteit van de procesverbetering, de werkomgeving waar de verbetering geïmplementeerd wordt en het uiteindelijke doel wat je met de verbetering wil behalen.

In wat voor omgeving ga ik implementeren?
Bij het implementeren van processen is het altijd van belang om oog voor de werkomgeving te hebben waar het proces geïmplementeerd wordt. Met werkomgeving bedoelen we zowel de fysieke plaats waar het werk wordt uitgevoerd als de werkcultuur die er binnen een organisatie is.

De volgende vragen zijn hierbij relevant:

  • Vindt de implementatie op één of meerdere vestigingen plaats?
  • Zijn er meerdere afdelingen betrokken?
  • Hoe ziet de organisatiestructuur eruit?
  • Hoe kijken medewerkers binnen de organisatie tegen de implementatie aan?

Al deze vragen dragen bij aan het opstellen van een situatieschets van omgeving waarin je het proces gaat implementeren. Immers een implementatie binnen een team van 5 collega’s is anders dan een implementatie binnen een landelijke afdeling met 250 collega’s verspreid over 12 vestigingen.

Hoe complex is de procesverbetering?
Voorop staat dat de nieuwe processen die geïmplementeerd worden zo eenvoudig mogelijk moeten zijn. Werkomgevingen zijn vaak al complex genoeg. Soms ontstaat er door de combinatie van proces en werkomgeving toch een complexe situatie. Die complexiteit wordt door diverse factoren veroorzaakt.

  • Systeemtechnisch kan complexiteit veroorzaakt worden doordat er binnen een organisatie met verschillende systemen gewerkt wordt die niet goed op elkaar aansluiten.
  • De omvang is een andere factor. Hoe meer medewerkers met de implementatie te maken krijgen, hoe groter de kans is dat er onvoorziene nadelige gevolgen zijn van de procesimplementatie.
  • Nog een bepalende factor is de aansluiting binnen de organisatie zelf. Het komt regelmatig voor dat afdelingen of onderdelen binnen een organisatie verder in ontwikkeling zijn dan andere afdelingen. Als deze afdelingen samen binnen een proces vallen kan dat zorgen voor bottlenecks.

Het in beeld hebben welke factoren de complexiteit veroorzaken helpt je om een goede implementatiestrategie neer te zetten.

Wat is het doel van de implementatie?
Ten slotte moet de implementatie in lijn zijn met het doel van de procesimplementatie. Wat betekent dit dan? Een simpel voorbeeld, als je als doel hebt uniform te gaan werken binnen je organisatie is het belangrijk dat jouw implementatiestrategie geen misverstand laat bestaan over hetgeen wat je wil gaan implementeren. Als hierover geen consensus is, kun je niet verwachten dat het doel daarmee behaald zal worden. Te vaak zien we nog dat het hogere doel onderbelicht blijft. Het doel is het implementeren zelf geworden in plaats van het effect wat je met de implementatie wil bereiken. Als collega’s niet worden meegenomen in het doel van de implementatie en alleen te horen krijgen dat het ‘zo moet’ dan valt vaak het draagvlak weg. De omgeving goed informeren over het doel van de implementatie zorgt ervoor dat het draagvlak vergroot wordt.

Welke strategie past dan het beste bij mijn implementatie?
Als je de bovenstaande factoren goed in beeld hebt, kun je starten met het bepalen van je implementatiestrategie. Grofweg zijn er vier manieren van implementeren te onderscheiden¹:

1. Implementeren op basis van gewoon doen!
Deze manier van implementeren is van toepassing op implementatietrajecten die niet complex zijn en waarvoor binnen organisatie al ruim draagvlak bestaat voor de verbetering. Je start direct met implementeren en tijdens de implementatie, onderzoek je eventuele issues en los je deze op.

2. Implementeren op basis van samen doen
Deze implementatiestrategie is het best toepasbaar in werkomgevingen waar nog weinig draagvlak is voor de procesverbetering. Wat verbeterd moet worden is duidelijk alleen het draagvlak hiervoor moet nog groeien. De strategie focust op het stap voor stap, beetje bij beetje, aanpassen van de organisatie.

3. Implementeren op basis van doen ontstaan
Een strategie op basis van vormgeven is het best toepasbaar als het nog niet duidelijk is hoe de nieuwe situatie eruit zal zien. Het doel moet wel duidelijk zijn, bijvoorbeeld integrale klantbediening. Maar hoe de organisatie ingericht moet zijn op deze integrale bediening is de vraag. Een implementatie op basis van vormgeven start dan ook met het vaststellen van een ontwerp van de toekomstige organisatie.

4. Implementeren op basis van groei
Pas deze strategie toe wanneer zowel de inhoud als zelfs doel nog onduidelijk zijn. Het enige wat duidelijk is, is dat de organisatie moet of wil veranderen. De strategie is erop gericht om in kleine stappen processen te verbeteren en tegelijkertijd te werken aan het draagvlak binnen de organisatie.

Hou in je achterhoofd dat een goede implementatiestrategie vaak meerdere elementen van bovenstaande strategieën bevat. Eén strategie vormt vaak de boventoon maar dat wil niet zeggen dat elementen van de andere strategieën uitgesloten zijn.

Vervolg: impactanalyse
Welke implementatiestrategie je ook kiest, een gedegen impactanalyse is van groot belang. In blog 2 van de reeks gaan we hier dan ook verder op in.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je geïnteresseerd in wat een goede implementatiestrategie voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op!

¹Implementeren: het speelveld in de praktijk. L. Pater

Deel dit artikel