Process Mining en BI. Wat is het verschil?

  3 minuten

De mogelijkheden voor het van gebruik van data zijn tegenwoordig enorm. Waar data in de jaren ’40 gebruikt werd voor het verzenden en opslaan van informatie zijn de toepassingen voor het gebruik van data inmiddels sterk toegenomen. Dit is niet verbazingwekkend. Door de huidige technologie wordt door veel systemen een digitale footprint achtergelaten. Veel organisaties lopen echter tegen de vraag aan hoe zij hun data op een manier toe kunnen passen die echt meerwaarde biedt. In deze blog ga ik in op tools die je hiervoor kunt inzetten: Process Mining en Business Intelligence (BI). Wanneer pas je Process Mining en Business Intelligence toe? En waar versterken ze elkaar?

Process Mining versus Business Intelligence
Process Mining en Business intelligence worden vaak door elkaar gehaald. Onterecht of niet de twee tools hebben een aantal overeenkomsten. Ten eerste zijn beide meestal grafisch, er is de mogelijkheid om de data uit te splitsen en beiden helpen uiteindelijk organisaties om op basis van data tot waardevolle inzichten te komen. Daarnaast worden de processen die Process Mining analyseert ook gebruikt voor BI analyses.

Ondanks deze overeenkomsten hebben ze beide een ander doel. Door het gebruik van dashboards en rapporten geeft BI inzichten voor het nemen van operationele en strategische beslissingen op basis van KPI’s en statistieken. Het bewaakt en rapporteert over resultaten en vertelt daarmee het ‘wat’ en ‘wanneer’.

Process Mining legt de focus op het vastleggen van de bedrijfsprocessen, het analyseren en het visualiseren ervan. In tegenstelling tot BI laat Process Mining ook zien ‘hoe’ de resultaten tot stand zijn gekomen. Het stelt je in staat om snel een Root cause analysis uit te voeren, waarbij je een verdiepingsslag maakt om de hoofdoorzaken van knelpunten in een proces naar boven te halen. Process Mining geeft dus niet alleen aan dat er een probleem is ontstaan, maar ook waar en hoe. Op basis waarvan je dus vrijwel direct verbeteracties kunt identificeren.

Toepassen Business Intelligence
Elke organisatie wil het, beslissingen nemen zodat het bedrijf efficiënter gaat lopen of de klanttevredenheid omhoog gaat. Business Intelligence helpt organisaties om betere beslissingen te nemen op basis van historische en actuele data, en geeft daarmee inzicht in prestaties. Inzichten die kunnen leiden tot verbetering van prestaties en een verhoging van efficiëntie. Dit kan voor logistieke processen of financiële processen, maar ook voor het genereren van klantinformatie. Om het concreter te maken staan hieronder een aantal voorbeelden waarvoor je BI kunt inzetten:

  • klantgedrag analyseren;
  • bedrijfsvoering verbeteren;
  • winstpotentieel identificeren;
  • KPI’s bijhouden;
  • ontdekken van groeimogelijkheden in de markt.

Toepassen Process Mining
Process Mining geeft inzicht in het ‘hoe’. Het levert een analyse op van de verbetermogelijkheden en de grootte van het verbeterpotentieel. Het verbeterpotentieel en de knelpunten worden aan de hand van een visualisatie meteen duidelijk en dat zorgt voor draagvlak binnen een organisatie. De volgende toepassingen kunnen ingezet worden voor process mining:

  • Procesverbetering: inzicht krijgen in de prestaties van processen om deze efficiënter in te richten.
  • Problemen rondom een proces aan de hand van data analyseren en verbeterkansen bepalen.
  • De klantreis (Customer Journey) in kaart brengen.
  • Compliancy zoals controle op systeeminrichting, het 4-ogenprincipe of ongewenste procesafhandeling.
  • Als vertrekpunt richting een data gedreven organisatie.
  • Om in control te zijn; voldoen aan wet- en regelgeving.

BI en Process Mining versterken elkaar
De verschillen in doelen zijn duidelijk, maar dit betekent niet dat organisaties niet beide tools kunnen inzetten. Integendeel, BI en Process Mining versterkt elkaar. Om het concreet te maken een voorbeeld. Een gemeente geeft de mogelijkheid om vergunningen aan te vragen via een website. Om inzichten over dit proces te krijgen heeft de gemeente een KPI dashboard opgesteld. Het KPI dashboard geeft aan of doorlooptijden wel of niet worden gehaald (BI) en of een KPI wel of niet binnen de gewenste grenzen valt.

Met Process Mining kan je zien welke varianten op dit proces vertraging veroorzaken en wat de karakteristieken van die varianten zijn. Process Mining geeft een verdiepingsslag om de knelpunten inzichtelijk te maken en is dus complementair aan BI.

Tot slot
Ondanks dat Business Intelligence en Process Mining ieder een ander doel hebben, zie je hierboven hoe ze elkaar kunnen versterken. Bedenk vooraf goed welk probleem aangepakt moet worden. Gebruik Business intelligence om het ‘wat’ en ‘wanneer’ in kaart te brengen en Process Mining om het ‘hoe’ inzichtelijk te maken. Het begrijpen van de verschillen kan het verschil maken in de ontwikkeling naar een data gedreven organisatie.

O&i helpt organisaties met procesgericht en data gedreven werken. Wil je meer weten over de mogelijkheden van Process Mining en het sturen op resultaat met de hulp van dashboards? Neem dan contact met ons op.

Deel dit artikel