Kleine stappen grootse impact: jij kunt vandaag al starten met verbeteren

  2 minuten

“We hebben te veel taken en te weinig tijd.”                     “Iedereen beheert zijn eigen eilandje.”

“Het is allemaal belangrijk.”                       “Ik heb geen tijd om na te denken over verandering.”

“We hollen achter de feiten aan.”

 

Merk je ook dat jij en jouw team toe zijn aan vakantie? Dat je nog net de laatste taken gedaan probeert te krijgen voor de zomer of de deadline, of de eigenlijk al verstreken deadline? Dat je bij jezelf en onder collega’s ziet dat er misschien wel op het laatste tandvlees wordt gewerkt? Je ziet vaak dat de werkdruk aan het einde van het jaar nog even toeneemt. Niemand lijkt dan nog een klein stapje terug te kunnen doen om naar het groter geheel te kijken. En dan lijkt het management ook nog andere prioriteiten te hebben. Frustrerend, vind je niet?

Gelukkig kan jij ook inzetten op verbetering en verandering. Al is het maar in de uitvoering van de taken binnen jouw team. En zelfs als je eerst naar je eigen taken en processen kijkt, kan je al veel winst boeken. Heb vertrouwen in je eigen inzichten. Je weet best waar het spaak loopt en een idee wat ervoor nodig is om dit soepeler te laten verlopen. Je hoeft niet te wachten tot de manager er iets mee doet. Start zelf met verbeteren, bijvoorbeeld vanuit de Lean gedachte.

Waar begin je met verbeteren? Maak het visueel!

Je kunt je gaan richten een specifiek proces waarbij jij nauw betrokken bent. Wat zijn de opeenvolgende activiteiten in dat proces? Teken het proces eens uit. Kies voor een proces die niet al te complex is en waarvan je weet dat er vaak iets vastloopt. Hoe ziet dat proces er dan uit? Is die eigenlijk wel logisch? Je kunt nagaan welke stappen waarde toevoegen (voor de klant of voor de afdeling) en welke eigenlijk ‘waarde-loos’ zijn. Misschien merk je dat het proces langs veel verschillende collega’s loopt of dat het werk zich bij één specifiek persoon opstapelt.
Dan kun je eens kijken naar wat die collega nodig heeft om het werk uit te voeren. Dit zijn allemaal vragen die je jezelf kunt stellen, zodra je een proces hebt gevisualiseerd. Uiteindelijk wil je je bevindingen natuurlijk met collega’s bespreken. Een voorbereiding vanuit jou helpt met het creëren van draagvlak om dit bespreekbaar te maken en om er op te kunnen verbeteren.

Een persoonlijk voorbeeld. Binnen een vooraanstaande universiteit werkte ik mee aan de ontwikkeling van online vakken. Dit werden er steeds meer, zonder dat de middelen meegroeide. Er werd onvoldoende gekeken hoe we hier een goede invulling aan konden geven. Ik zag dat de werkdruk te hoog werd, maar ik had helaas geen mandaat om dit op de schop te nemen. In het begin was er geen steun vanuit het management en geen ruimte bij collega’s om een verandertraject te starten. Ik had net een tweedaagse Lean training gevolgd en besloot heel Lean, kleine veranderingen door te voeren in mijn taken én later met mijn toenmalig directe collega’s. We kozen voor een ‘simpel’ proces het maken van animaties en tekenden alle stappen uit door gebruik te maken van ‘value stream mapping’. We kwamen erachter dat er aan het einde van het proces veel aanpassingen gedaan werden die veel tijd kostten. Een quick win die we direct konden toepassen was de voorbereidende fase anders en beter in te richten, om te voorkomen dat er op een later moment  grote aanpassingen nodig waren. De verschillende betrokkenen wisten daardoor beter wat er verwacht werd en hoe het eindproduct er uit zou komen te zien.

 

Visualisatie helpt om de eerste knelpunten aan te pakken. Mijn devies is helder: laat je niet uit het veld slaan en ga aan de slag met verbeteren. Zet kleine stappen voor een groot effect.
Of leer continu verbeteren toe te passen tijdens de Summer School Continuous Performance Improvement op 28 augustus aanstaande!

Lean leestips

Wil je meer lezen over continu verbeteren of Lean Thinking, dan heb ik deze tips voor je:

  • Lean in de praktijk van de LeanSixSigma Company
  • Lean: van hype naar verbetercultuur van Daniel Niezink
  • Lean voor dummies/De kleine lean voor dummies
  • Lean Leiderschap van Marcel van Assen

Waar en hoe begin jij met verbeteren? Ik ben benieuwd naar je ervaringen.



cta summerschool 2017

Deel dit artikel
Plaats een reactie
  1. Maria schreef:

    Heel herkenbaar. Ik werk nu sinds januari binnen een bedrijf waar de werkdruk heel hoog is. Het wordt vooral ervaren dat de leiding hierin zelf een hoofdrol speelt. Zij nemen zelf ook te snel en te impulsief beslissingen en willen alles tegelijk. Hierdoor wordt de druk ook verhoogt op de onderliggende lagen.

    1. Sara schreef:

      Misschien kun je kijken of je jouw eigen taken en processen (of van en met jouw team) in kaart kunt brengen. Meestal krijg je dan inzichtelijk waar je relatief makkelijk iets kunt veranderen om die werkdruk te verlagen. Het management heeft zo z’n redenen om bepaalde keuzes te maken, maar op deze manier kun je in ieder geval zelf aan de slag. Wie weet inspireer je de collega’s of ziet de leiding dat het misschien wel anders kan. Als je dit wat spannend vindt of niet weet waar te beginnen, kun je ook eens kijken naar een workshop of training in Lean en binnen Continuous Performance Improvement. Dat heeft mij in ieder geval heel erg geholpen. Ik zag dat we vastliepen en wist dat er een manier moest zijn om dit te veranderen met elkaar, met de collega’s. Ik wist alleen nog niet helemaal hoe. Succes!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.Verplicht