Het opschalen van Agile werken op weg naar een wendbare organisatie

  3 minuten

We zien dat veel organisaties inmiddels het Agile gedachtengoed omarmen en met diverse teams Agile werken. Deze organisaties zijn nu klaar voor de volgende stap in hun organisatieverandering: het Agile werken opschalen en werkbaar maken over de verschillende teams heen. Eén manier is om gebruik te maken van het Scaled Agile Framework (SAFe).  SAFe suggereert het organiseren van een Program Increment Planning, dit is een gezamenlijke planningsbijeenkomst met tot wel 150 medewerkers van de diverse ontwikkelteams die samenwerken aan het Program Increment.

Randvoorwaarden van de Program Increment Planning

Maar hoe pak je dit dan aan? Hoe kom je van per team een eigen sprint planning naar een gezamenlijke planning? Voor een eerste keer hoeft niet alles perfect te zijn, maar een aantal randvoorwaarden dien je wel in te vullen.

 

Kennis van Agile
De deelnemers van de Program Increment Planning hebben basiskennis van Agile en als team werken ze al een langere periode volgens deze werkwijze samen.

 

Management commitment
Om 150 collega’s twee dagen in één ruimte bijeen te krijgen en vrij te maken van andere werkzaamheden, behoeft management commitment. Zonder de steun vanuit het management heeft de Program Increment Planning geen kans van slagen. Belangrijk hierbij is dat waarom we dit doen (het doel) helder is. Hierbij kunnen succesverhalen van vergelijkbare organisaties helpen, evenals de uitleg over de voordelen van zo’n gezamenlijke bijeenkomst.

 

De juiste mindset
De vraag ‘Het ging voorheen toch ook goed?’ zal zeker gesteld worden. Om meer richting te geven aan het doel van de Program Increment Planning, is het verstandig om kennissessies te organiseren. Hierin wordt behandeld wat er van de deelnemers wordt verwacht en hoe het programma van de twee dagen is opgebouwd. Ook simulaties van de Program Increment Planning helpen meer inzicht te bieden. Je laat deelnemers op deze manier al een aantal voordelen van de Program Increment Planning ervaren. Enkele voorbeelden: teams die het werk uitvoeren zijn het beste in staat om het werk te plannen, afhankelijkheden tussen teams en risico’s worden zichtbaar en kunnen ter plekke worden afgestemd met andere teams, stakeholders en management. Hierdoor krijgen teams meer vertrouwen dat de geplande zaken ook daadwerkelijk gerealiseerd worden.

 

De juiste deelnemers
Zijn alle betrokken ontwikkelteams aanwezig? Het is essentieel dat alle benodigde teams aanwezig zijn om de werkzaamheden te kunnen realiseren. Zorg ervoor dat niet enkel de Product Owner en Scrum Master, maar het gehele ontwikkelteam aanwezig is. Zo kunnen zij met elkaar een planning opstellen voor de komende sprints. Om een zo goed mogelijke planning op te leveren, dienen namelijk alle expertises uit het team aanwezig te zijn. Het is onze ervaring dat teamleden energie krijgen van de actieve rol die ze spelen in het planningsproces én zich daarbij meer verantwoordelijk voelen om de door hen zelf opgestelde planning te behalen.

 

Voorbereiding
Essentieel is de input van de Program Increment Planning. Dat betekent dat de te plannen werkzaamheden duidelijk beschreven zijn en gezamenlijk door de diverse verantwoordelijken zijn geprioriteerd op basis van de strategische doelen van de organisatie. Dit zodat er overeenstemming is over de urgentie en het belang van het op te pakken werk. Hierbij speelt de waarde voor de klant de hoofdrol. Wat is de klantbehoefte/ -wens? Welk probleem lossen we op en hoe groot is dit probleem? Met welke randvoorwaarden moeten we rekening houden?
Om op een uniforme wijze duiding te geven aan deze vragen en de prioriteit, kan je een standaard format gebruiken (zie onderstaand figuur).

input program increment planning

Figuur 1: Standaard format als input voor de Program Increment Planning

 

De drie Agile pijlers: transparantie, inspectie en aanpassing
Tijdens de Program Increment Planning is transparantie belangrijk. Om dit te borgen volg je de voorgeschreven elementen. Onder andere de momenten waarbij de Scrum Masters van de teams bij elkaar komen om de voortgang met elkaar bespreken, helpen de kwaliteit van de planning te verhogen. Ook moet het voor iedereen zichtbaar zijn hoe de conceptplanning van ieder team eruit ziet.

 

voorbeeld planning scrum

Figuur 2: Voorbeeld van een transparante planning.  Horizontaal staan de weeknummers en verticaal de diverse teams, de werkzaamheden zijn visueel weergegeven, een rode draad betekent een afhankelijkheid.

 

Aan het einde van de eerste dag worden de concept planningen van de teams gepresenteerd en gereviewed door de andere ontwikkelteams en management. Zijn er nog uitdagingen op het gebied van resources, afhankelijkheden en scope? Welke aanpassingen zijn er nodig? Op dag twee kunnen de teams aan de slag met de feedback om zodoende de planning aan te passen. Aan het einde van de tweede dag presenteert ieder team wederom de planning en volgt de gezamenlijke stemming over het vertrouwen hierin. Bij een goede score wordt de Program Increment Planning afgesloten met de Retrospective. Indien er nog onvoldoende vertrouwen is in de planning, kunnen de teams aanpassingen doen om de zorgen weg te nemen én zal opnieuw het vertrouwen in de planning gepeild worden. Gedurende de gehele Program Increment Planning zijn er elementen die de drie pijlers van Agile borgen: transparantie, inspectie en aanpassing.

 

Juiste ondersteuning
Laat je begeleiden door een partij die ervaring heeft met het opzetten van een Program Increment Planning. Er komt best wat kijken bij deze Agile manier van plannen met een grote groep medewerkers. Een ervaren Agile coach kan het verschil maken tussen chaos en succes.

 

Met invulling van deze zeven randvoorwaarden is iedere organisatie in staat een eerste Program Increment Planning te organiseren en de meerwaarde hiervan te ervaren. De leerpunten uit de Retrospective zet je in om de volgende Program Increment Planning te verbeteren. Na de Program Increment Planning komen de afgevaardigde van de teams wekelijks kort bijeen om de planning bij te stellen op basis van voortschrijdend inzicht of contextwijzigingen, bijvoorbeeld in de markt. Door op deze manier direct in te spelen op veranderende omstandigheden, werk je toe naar een wendbare organisatie.

 

cta
Deel dit artikel