Data gedreven verbeteren: hoe start je met het loggen van gegevens?

  4 minuten

Loggen van gegevens voor de boeg

Het loggen van gegevens en de analyse hiervan kan voor organisaties grote competitieve voordelen opleveren. Met deze log-data is het mogelijk om nieuwe inzichten op te doen op het gebied van trends, customer journeys en processen. Tijdens de Big Data Day werd zelfs gesteld: “Geen toekomst zonder big data”.

In dit artikel delen wij hoe je start met het loggen van gegevens, zodat ook jij nieuwe inzichten kan opdoen om jouw klant beter van dienst te zijn.

Wat is loggen eigenlijk, waar komt het vandaan en wat zou het moeten brengen?

Loggen kent zijn oorsprong in de scheepvaart. Een log uit vroegere tijden bestond uit een plankje met een koord. Terwijl een schip voer, werd er een log overboord gegooid en de lijn afgerold. Door het uitrollen van de lijn in een bepaalde tijd kon men de afgelegde afstand berekenen. Later legden ze knopen in de lijn, zodat men eenvoudiger kon meten. Vandaar dat we de snelheid van schepen nu nog steeds in knopen uitdrukken. De gegevens werden gerapporteerd in een logboek. Aan de hand van deze gegevens werden koersbepalingen en routes gepland.

Welke stappen moeten ondernomen worden?

Voor het loggen van gegevens is het cruciaal om klein te beginnen, zodat de stappen die je onderneemt weinig risico met zich mee brengen en je op deze manier vertrouwen op kunt bouwen. Misschien volstaat in jouw organisatie een plankje met een touw en hoef je niet gelijk te investeren in een dure GPS. Door klein te beginnen kost het weinig moeite. Uit de eerste experimenten zal snel duidelijk worden welke toegevoegde waarde het bijhouden van gegevens, loggen dus, jouw organisatie biedt. Inzicht in deze toegevoegde waarde helpt jou om draagvlak te creëren binnen de organisatie en in later stadia ondersteuning te krijgen vanuit de business. Ook als blijkt dat de uitkomsten niet waardevol zijn, is het verlies van tijd en geld beperkt.

Definieer je vraagstukken

In de analogie van de antieke scheepvaart is het vraagstuk; hoe kan ik efficiënter de reis plannen? Voor moderne IT oplossingen gelden uiteraard andere criteria.

De eerste stap voor het loggen van de gegevens is het in kaart brengen van de gewenste uitkomst; het definiëren van de KPI’s. Begrijp de vereisten van de organisatie en experimenteer op kleine schaal. Inzichten die er daadwerkelijk toe doen, zijn lastig van tevoren vast te stellen. Vaak komen deze pas als je gegevens hebt verzameld. We kennen allemaal de grote IT-trajecten waar na een aantal jaar de resultaten nog uitblijven. Start dus op kleine schaal en ontdek op welke manier het loggen van data de organisatie toegevoegde waarde kan bieden.

Voor het definiëren van je vraagstuk, kun je denken aan inzicht in verspillingen. Vrijwel in elke organisatie speelt dit; of dit nou gaat over het voorspellen van je vraag of het efficiënter inrichten van het proces. Door het loggen van gegevens verzamel je informatie over de bron van verspilling in de organisatie.

Bepaal hoe en welke informatie je gaat meten

Hoe je je gegevens gaat ophalen is net zo belangrijk. Dit bepaalt de mate van succes van je analyses. Wat moet je precies meten om aan de vereisten van de organisatie te voldoen én hoe moet dit gemeten worden? Met welke maten meet je: euro’s of dollars? En welke factoren neem je hierin mee? Is dat enkel het salaris of neem je hierin ook de bonussen en vergoedingen mee? En over welk tijdsbestek meet je dit? Maanden, kwartalen of jaren?

Deze stap kun je realiseren aan de hand van een visuele weergave van je proces. Bekijk waar de cruciale meetpunten in je proces zitten. Definieer vervolgens welke informatie je nodig hebt en hoe je kunt voldoen aan de vereisten vanuit de business.

Ofwel: Leg je een knoop in de lijn om de vijf meter en is dat binnen de organisatie eenduidig duidelijk? Onderstaande kenmerken kunnen gebruikt worden voor het definiëren van een bruikbare logging (zoals ook in de scheepvaart gebruikt werd).

Object
Wat meet je? Is het een servicemelding, een bankrekening, een persoon? Het maakt natuurlijk nogal uit welk “schip” er gemeten wordt.

Tijdsbepaling
De tijdsbepaling is nodig om met de start- en stoptijd, de tussenliggende tijd te berekenen. Dit is cruciaal voor de volgorde van de gegevens.

Activiteit
De tijdsbepaling gaat ergens over (activiteit). Wat gebeurt er met het object in dat tijdsbestek? In het voorbeeld van de scheepvaart de activiteit het varen. Je zou hier kunnen denken aan servicemelding gemeld-> servicemelding in behandeling->servicemelding opgelost.

Overige gegevens
De overige gegevens kunnen als filter fungeren. In de scheepvaart is dat: de omgeving, weersomstandigheden, diepte van het water et cetera. In het eerder genoemde voorbeeld is dit bijvoorbeeld de melder, de behandelaar van de activiteit en de gemaakte kosten per activiteit. Door middel van deze gegevens zijn kruisverbanden te vinden en oorzaken van de bijvoorbeeld een lange doorlooptijd.

Verzamel je data

Nu is vastgesteld hoe de gegevens verzameld worden, kun je starten met het verzamelen van data. Een belangrijk aandachtspunt is dat net zoals in de scheepsvaart, de gegevens gestructureerd en gestandaardiseerd worden opgeslagen. Andere belangrijke aandachtspunten zijn de opslagplek van de data en het versiebeheer. Zo voorkom je dat je  data dubbel verzameld.

Automatiseer

In de scheepvaart heeft het log zich bewezen en werd het als nuttig beschouwd. In een later stadium zien we dat GPS het log heeft vervangen, de automatiseringsslag. Gaandeweg zal je ervaren dat er ook binnen de organisatie draagvlak is ontstaan voor het loggen van data. Een volgende stap is het automatiseren van het loggen van gegevens. Dit kan eventueel met behulp van tooling, echter veel applicaties loggen van zichzelf al en dit wordt niet altijd ten volle gebruikt!

Navigeren met data

De gegevens die werden verzameld via het log, waren een schat aan informatie (mits accuraat geanalyseerd). De snelheid werd bepaald door de gemeten afstand te delen door de tijd. Deze gegevens werden hergebruikt en op deze manier kon de stuurman navigeren. Zoals de stuurman de route uitstippelde aan de hand van eerder gelogde gegevens, kun je gelogde gegevens ook gebruiken voor de sturing van jouw organisatie. Waar start jij met je logboek?

 

CTA Training Customer Journey Data Analist

Deel dit artikel