Hoe RPA organisaties helpt wendbaarder te worden

  3 minuten

Veel organisaties geven aan dat ze wendbaarder willen worden. Dat is een mooi streven, maar hoe doe je dat dan? Hiervoor bestaat niet één recept met daarop de oplossing voor het probleem af te geven door een bedrijvendokter.

Wendbaarheid zien we als de kunst iets eenvoudig en snel te kunnen aanpassen of van richting te veranderen. Wendbaarheid is niet altijd grootschalig, maar kan ook het gemak zijn waarmee je kleine aanpassingen kan doorvoeren. De praktijk laat zien dat zelfs ogenschijnlijk kleine aanpassingen een grote impact kan hebben door sterke verwevenheid van processen en systemen binnen bestaande organisaties.

Als je bij voorkeur iets makkelijk wilt aanpassen, dan vereist dat vaak een andere ondersteuning van de huidige ICT-ondersteuning. Voor een grote organisatie is dat nogal een opgave, aangezien het systemenlandschap juist is opgezet voor stabiliteit en continuïteit. En zeker als je een fundamentele wijziging wilt doorvoeren, zal dit met de nodige zorgvuldigheid moeten gebeuren. Deze transformaties vragen natuurlijk veel tijd, geld en zijn vaak ook risicovol door de complexiteit. Tenslotte wil je je huidige beloftes aan de klant blijven nakomen en de stabiliteit en continuïteit van het systeem (en de organisatie) niet in gevaar brengen.

In deze blog verbinden we wendbaarheid aan een gemakkelijke ICT oplossing, namelijk Robotic Process Automation. Dat volgens verschillende opiniemakers als de nieuwe heilige graal van ICT beloftes wordt gezien. Robotic Process Automation zal zeker in verschillende organisaties niet de nieuwe haarlemmerolie zijn* maar is door zijn gemak in het doorvoeren van veranderingen met behulp van scripts wel een handig hulpmiddel voor de business. Het stelt de business in staat, conform de definitie van wendbaar, makkelijk aanpassingen te doen in het proces.

 

De robots zijn er al!

Robotic Process Automation is een software applicatie die acties van een natuurlijk persoon kan nabootsen en herhalen in de reguliere systeemomgeving. Het is feitelijk een script met multifunctionele macro’s dat repetitieve, op regels gebaseerde taken over kan nemen van natuurlijke personen. Een gerobotiseerd proces wordt dan ook niet uitgevoerd door een robot in de vorm van QRIO (Robot van Sony), maar op de achtergrond overgenomen door software, lees hier je virtuele medewerker.

De inzet van Robotic Process Automation is typisch een oplossing voor werkzaamheden die (te) kostbaar zijn om structureel te automatiseren in de verschillende mainframesystemen en eventuele externe applicaties. De virtuele medewerker kan gewoon gebruik maken van de reguliere inrichting en faciliteiten die ook van toepassing zijn voor een reguliere werknemer, maar dan tegen minder kosten.

Wist je bijvoorbeeld dat de Belastingdienst in Engeland al honderden robots actief aan de gang heeft om allerlei taken al uit te laten voeren. Ook diverse accountantsbureaus maken gebruik van de mogelijkheden van de robot om bij diverse bedrijven de grote hoeveelheden data te analyseren en controleren. Natuurlijk zullen deze organisaties altijd een laatste beoordeling laten doen door een natuurlijk persoon, maar de robot is een geweldige hulp. En, mits juist geprogrammeerd, maakt geen fouten…..

De financiële sector is al geruime tijd bezig met de voorbereiding van implementatie van RPA. Overheidsbedrijven proberen deze technologie en het concept uit in verschillende pilot projecten. Zeker in situaties waarin uitval ontstaat doordat er toch nog overdracht plaatsvindt tussen het ene systeem en het andere systeem kan RPA bedrijven verder helpen in hun digitalisering en daarmee ook ruimte creëren om juist de interactie met klanten te verbeteren. Daar waar eerdere grootschalige ICT transformaties vaak op een dood spoor komen, biedt RPA een mogelijkheid sneller en effectiever resultaat neer te zetten. Hierbij ontstaat ook de ruimte in tijd om niet alleen de symptomen maar ook de oorzaken aan te pakken.

 

Lost het daarmee alle uitdagingen om wendbaar(der) te worden op?

Nee, natuurlijk niet. Maar Robotic Process Automation heeft de belofte dat grootschalige transformatie behapbaar blijft, juist omdat de bouwblokken niet direct worden aangepast. De Robotic Process Automation verhoogt de wendbaarheid in het proces, maar structurele systeemwijzigingen blijven nog steeds noodzakelijk. Denk hierbij aan het kunnen vastleggen van een nieuw product of werkstroom. Hierbij kan Robotic Process Automation je niet direct ondersteunen, aangezien het gebruik maakt van je core systeem. Indien noodzakelijk zullen daarvoor de wijzigingen alsnog in het hoofdsysteem moeten worden voorbereid.

Robotic Process Automation is in feite de vervolmaking van  Straight Through Processing. Het concept en de technologie komt uitstekend tot haar recht bij:

  1. Processen met een grote herhaalbaarheid van transacties;
  2. Processen die sterk regelgedreven zijn;
  3. Processen die duidelijk vastliggen (en gestandaardiseerd zijn) en;
  4. Al een sterke mate van digitalisering kennen.

Een ander groot voordeel van RPA is dat de gebruiker in feite zelf de werkzaamheden van de robot kan modelleren of configureren. Natuurlijk zijn daar randvoorwaarden voor en volop nog afhankelijkheden te benoemen, maar niets is toch mooier dat je in staat bent om een eigen robot te kunnen inzetten op de werkzaamheden die je liever door een ander of een systeem zou willen laten doen. Dan ben je als natuurlijk persoon in het proces in elk geval wendbaarder om in de tussentijd  echte problemen te beoordelen die de robot niet kan afhandelen, in plaats van in afwachting te zijn van de gewenste automatisering van het proces.

De term Haarlemmerolie wordt ook overdrachtelijk gebruikt als een soort wondermiddel (b.v. “Dat werkt als Haarlemmerolie”) waardoor alles geacht wordt beter te gaan.

cta
Deel dit artikel