Sandd

Strategische zet naar Continu Verbeteren

In de krimpende postmarkt bevindt Sandd zich in een uitdagend speelveld. Enerzijds is het leveren van een uitstekende klantwaarde een vereiste, anderzijds staat de prijs onder druk. Om de organisatie naar een hoger niveau te brengen en de sterke positie binnen de markt verder uit te bouwen, zet Sandd met behulp van Lean in op een cultuur van Continu Verbeteren. Niels Hamberg, Manager Business Improvement, en Mark Bours, Manager Area Zuid, vertellen over de ontwikkeling die de organisatie doormaakt en de effecten op de werkcultuur.

Lean brengt Sandd vooruit

Mark Bours: “Er zijn meerdere aanleidingen te benoemen voor de strategische keuze voor Lean. Binnen de krimpende markt is het een noodzaak om als organisatie continu te verbeteren, om zo een hogere kwaliteit aan de klant te kunnen bieden en processen beter en efficiënter in te richten.”

“Onze organisatie bestaat uit ruim 25 vestigingen (sites). Met de groei van Sandd, nam ook de bureaucratie toe. Eindverantwoordelijkheid was belegd bij het management op het hoofdkantoor, wat het verbetervermogen van de sites en afdelingen belemmerde. Door de toepassing van Lean brengen we de verantwoordelijkheid voor verbeteren terug op het niveau waar de pijn en de actie ligt. Zo kunnen ideeën sneller en effectiever worden opgepakt.”

Continu Verbeteren krijgt vorm

Continu Verbeteren wordt steeds zichtbaarder binnen de organisatie. Zo is op het postsorteercentrum de routering van de logistieke stroom volledig volgens het flow-principe van Lean ingericht. Het proces verloopt voor de meeste poststukken vrijwel automatisch. Voor bijzondere stukken geldt een eigen, kleinere route, hier zijn namelijk meer menselijke handelingen vereist.

Niels Hamberg: “Op de verschillende afdelingen en sites binnen Sandd zijn verbeterzuilen ingericht, waar twee keer per week (gelijk aan de dagen dat de postverwerking start, red.) een stand-up plaatsvindt met het team en we actief verbeteringen initiëren.”

“Naast de visualisatie en inrichting besteden we veel aandacht aan het trainen van medewerkers in de LEAN-methodiek,” zegt Bours. “Er zijn van ‘top’ tot  ‘down’ trainingen gegeven in Sponsor, Green Belt, Orange Belt & Yellow Belt. In de Green Belt training was er naast theorie vooral aandacht voor de praktijk. De deelnemers gingen direct aan de slag met een verbeterproject. Deze verbeterprojecten zetten we multidisciplinair op, zodat men één inhoudelijk uit zijn comfortzone komt en twee om nieuwe samenwerkingen tussen verschillende teams te laten ontstaan. Op deze wijze kon men de opgedane kennis direct in de praktijk ervaren en toepassen. Daarnaast creëerden we zo een vliegende start met echte verbeteringen.”

LEAN effectbal

Bours: “De effecten van Lean zijn na een aantal maanden al goed merkbaar. We zien het vooral terug in de hoeveelheid aan verbeterideeën die binnen de organisatie vrijkomen. Het zijn er zelfs zoveel, dat we de initiatieven moeten kanaliseren. We laten de mensen controleerbaar buiten de lijntjes kleuren. We willen afdelingen de ruimte geven zelfstandig met de projecten aan de slag te gaan, maar dit moet wel beheerst blijven.”

“Een initiatief tot een verbeterproject wordt geïnitieerd vanuit een afdeling of site en samen met een Lean Green Belt opgepakt. Is de verbetering succesvol, dan passen we lijntjes van de tekening aan op het nieuwe ontwerp en voeren we de wijziging door op de andere locaties.”

We zien heel duidelijk een olievlekwerking ontstaan,” vertelt Hamberg. “Naast Operations willen meer afdelingen binnen de organisatie, zoals HR, Facilities, Finance & Control en IT, Lean omarmen en graag aan de slag. Dat komt natuurlijk door de successen vanuit de eerste verbeterprojecten, door de interne communicatie, maar ook door de nieuwe verbindingen die tot stand komen uit de multidisciplinaire verbeterteams.”

Praktijkgericht aanpak in Continu Verbeteren

Hamberg: “O&i ondersteunde ons bij de ontwikkeling van Continu Verbeteren en de Lean trainingen die daarbij aansluiten. Waarbij de eerste focus lag op het meenemen van de sponsoren om zo vervolgens Lean dieper in de organisatie te brengen. Een aantal medewerkers zijn door O&i tevens getraind in het doceren van de Lean Yellow Belt training, zodat we vanaf de zomer zelf deze trainingen kunnen verzorgen en de kennis en kunde goed geborgd is binnen de organisatie.”

“Ik ben bijzonder verrast over het enthousiasme en de energie dat vrijkwam tijdens de Green Belt trainingen,” zegt Bours. “De koppeling naar de praktijk toe, door direct de organisatie te betrekken en met verbeterprojecten aan de slag te gaan, pakte erg goed uit. Hier raakte mensen echt verbonden met Lean en ontstond er een honger naar meer. Naar meer informatie, ideeën en  projecten.”

Frank Wiersma (managing partner bij O&i en een van de Lean trainers) beaamt dit en vult aan: “Tijdens de trainingen was ook goed merkbaar dat er steeds meer een verbetercultuur heerst bij Sandd. Medewerkers staan open voor nieuwe ideeën en hebben oprecht de wil om te leren en te ontwikkelen.”

“Prettig in de samenwerking met O&i was naast de inhoudelijke kennis ook de praktijkgerichte en transparante aanpak,” zegt Hamberg. “De pragmatische aanpak zet Continu Verbeteren binnen de organisatie in beweging. Daarnaast heeft O&i naast de inhoudelijke kennis, ruime ervaring met daadwerkelijk realiseren van verbeteringen en beschikken zij over innovatieve methodieken en technieken voor procesverbetering”. Bours vult aan: “Het betrof echt een samenwerking: wij hebben samen de verbeterprojecten en trainingen continu geëvalueerd en aangescherpt. Hierdoor was het geen standaard opleiding of project, maar een ontwikkel- en verbeterinitiatief. Iedere dag samen een stapje beter, erg prettig!”

Groei ambities reiken naar de top

Bours: “Een belangrijke uitdaging voor de komende tijd ligt vooral in het creëren van de optimale aansluiting met de werkvloer. Theoretische termen als flow zijn hier niet passend. We betrekken de medewerkers op een ludieke èn op hun praktijk toegespitste manier. Daarnaast geven we het Continu Verbeteren op de werkplek visueel meer vorm door onder meer intensief gebruik te maken van de verbeterpleinen en borden op de locaties.”

“De ambitie is om de Lean showcase van Nederland te worden,” vervolgt Hamberg. “Waarin we niet alleen de interne organisatie, maar ook andere organisaties kunnen inspireren in het Continu Verbeteren.”

Over Sandd

Sandd is een Nederlandse postbedrijf dat zich richt op het leveren van geadresseerde bulkpost, zoals direct mail en tijdschriften. Sinds de liberalisering van de Nederlandse postmarkt in 2009 Sandd richt zich ook op transactie post, zoals facturen en beleid. Sandd wil haar klanten verbinden door producten en informatie te verzenden, verzorgen en verbeteren met als doel eenieder juist, tijdig en betrouwbaar te informeren, motiveren en activeren.
www.sandd.nl