Grip op implementatie ICT-systeem door Fit-gap analyse

De verbinding tussen business en ICT is essentieel voor effectieve en efficiënte implementaties van geautomatiseerde oplossingen. Dit geldt ook voor de opdracht die collega consultant Floriaan Spaargaren sinds januari uitvoert bij de gemeente Leiden. Dit traject loopt al een tijd. Waar begin je dan als consultant? Een fit-gap analyse geeft je inzicht in de status en laat je zien wat de procesuitvoering in de weg staat.

De gemeente Leiden heeft samen met de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp een nieuw softwarepakket aangeschaft dat moet worden ingericht en geïmplementeerd. Het pakket helpt de gemeenten om alle activiteiten rondom vergunningverlening, toezicht en handhaving te organiseren. Het gaat om een zaaksysteem dat honderden functionaliteiten kent, een brede koppelbaarheid bevat, modulair is opgebouwd en een geografisch informatiesysteem (GIS) bevat waarmee landelijke en lokale geografische bronnen worden ontsloten. Vooral dat laatste is niet onbelangrijk voor een systeem dat dagelijks aanvragen voor een terras-, ligplaats-, of omgevingsvergunning op een juiste wijze moet registreren.

Fit-gap analyse
De eerste opdracht was om inzicht te krijgen in waar het project staat. Om een vertrekpunt te bepalen is gestart met het uitvoeren van een ‘fit-gap’ analyse op de inrichting van het zaaksysteem. Het project kent namelijk een lange doorlooptijd, het was onduidelijk wie welke systeemwijzigingen met welke reden heeft doorgevoerd en user stories waren ondertussen ook verouderd. Een fit-gap analyse helpt je om gestructureerd en onderbouwd een inzicht te krijgen in waar een project staat. Daarnaast is deze aanpak bij uitstek geschikt om tijdens een traject systematisch te kijken naar de voortgang.

Het belangrijkste uitgangspunt dat in de analyse is toegepast is om het proces centraal te stellen en niet het systeem. Je kijkt in hoeverre het proces (fit) kan worden uitgevoerd en wat een procesuitvoering in de weg staat (gap). Door het proces centraal te stellen verzeker je dat de scope van de analyse aansluit op de behoeften van de gebruikersorganisatie. Omdat de doorlooptijd van de analyse voorspelbaar is en de uitkomsten herleidbaar zijn, is dit binnen implementatietrajecten een mooi instrument om grip te krijgen op het werk.

Inventarisatie bevindingen en wensen
In zeven testsessies met verschillende gebruikers zijn alle procedures van het systeem doorgelopen en zijn alle bevindingen genoteerd en geclassificeerd: is de bevinding een wens, betreft het een inrichtingsprobleem of is het een issue dat de livegang kan blokkeren? Zo wordt het werk concreet gemaakt én direct geprioriteerd. De bevindingen zijn uiteindelijk in vijf bouwblokken onderverdeeld en in een advies aan de opdrachtgever gepresenteerd. Per bouwblok is aangegeven welke acties gerealiseerd zijn, welke acties nog open staan en welke risico’s daarbij horen.

Gelijktijdig met de analyse startte Floriaan als implementatiemanager om versnelling aan te brengen in de implementatie van het pakket. Dat betekent continu schakelen tussen de business en functioneel beheer om het systeem op de juiste wijze in te richten, onder andere gebaseerd op de bevindingen uit de fit-gap analyse. Denk hierbij aan de inrichting van procedures, rolverdelingen, autorisaties, brieven, besluiten en publicaties van de vergunningen.

Uitdagingen en leerpunten
Floriaan: “Het traject is lastig omdat het een zaaksysteem is met heel veel mogelijkheden in een complex IT-landschap, we continu aan het schakelen zijn tussen acceptatie- en productieomgeving en individuele requirements niet altijd stroken met de gezamenlijke belangen. Het blijft een uitdaging om het gezamenlijk belang van de vier gemeenten telkens weer af te wegen tegen de individuele wensen die bij een gemeente-specifieke inrichting horen en daarmee mogelijk meer beheer vereisen. Mijn belangrijkste leerpunt tot dusverre is dat je moet blijven testen. Omdat het systeem zo omvattend is loop je het risico dat je het zicht, de structuur en acties kwijtraakt wat er nog moet gebeuren. Testen geeft je continue inzicht waar je staat, en waar je naar toe wilt groeien. Het stelt je in staat om oplossingen te toetsen en te zien of het in de praktijk ook daadwerkelijk zal gaan werken.”

Livegang
Het nieuwe systeem is op dit moment nog niet live. Alhoewel de gemeente op dit moment een heel eind met de inrichting is, zijn er nog een aantal hordes te nemen. Dat zit hem met name in de technische koppelingen. Het landschap van IT-systemen die met elkaar moeten kunnen praten is behoorlijk complex. De implementatie moet na de zomer zijn afgerond. Om dat voor elkaar te krijgen zullen er eerst 200 gebruikers moeten worden opgeleid zodat zij straks optimaal kunnen werken met het nieuwe systeem.