GVB

Inzicht in procesinrichting helpt GVB in ontwikkeling nieuw planningssysteem

GVB verzorgt het openbaar vervoer in Amsterdam. Hiervoor moet de inzet van bestuurders en conducteurs dagelijks worden ingepland met behulp van planningssoftware. Dit jaar maakte de organisatie een start met het specificeren van de vervangende software voor het planningssysteem, met als doel het plannen eenduidiger en gemakkelijker te maken, alsmede het rijdend en varend personeel beter te bedienen.

Essentie van procesinrichting bij veranderingen

Karel Smith is business consultant bij O&i en betrokken bij dit project. Hij vertelt: “GVB startte het project rondom de vervanging van de personeelsplanning software vanuit IT. Dat lijkt logisch, maar al gauw bleek dat goed inzicht in de processen en procesinrichting essentieel is voor succes. Samen met gebruikers van het planningssysteem zetten we alle processen en werkwijzen uiteen. Dit resulteerde in een betrouwbaar beeld van de huidige situatie en de verschillen in het gebruik tussen afdelingen. De beschrijvingen fungeren daarnaast als basis voor de inrichting van het nieuwe systeem én zijn een belangrijk vertrekpunt om verbeteringen door te kunnen voeren.”

Betrokken stakeholders

“Om te komen tot een volledige beschrijving van processen, vroegen we alle stakeholders naar de scope van personeelsplanning. Dit leidde tot een uitgebreid proceslandschap, die we vervolgens presenteerden aan het management en planners. Het droeg bij aan een gedragen basis waarop we de werkprocessen meer gedetailleerd hebben uitgewerkt. Door tussentijdse afstemming met de stakeholders was voor alle betrokken partijen al bekend welke veranderingen er op tafel kwamen en was er alleen nog consensus nodig op detailniveau.”

“We konden met het team een belangrijke rol spelen de essentie van het planproces duidelijk te maken aan het management, terwijl we ook de details van het proces integraal in beeld hebben gebracht.”

Vertaling naar business waarde

“GVB is een bedrijf dat houdt van aanpakken, niet ingewikkeld doen en voor alle nieuwe zaken kijken of activiteiten ook daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie. Deze scherpte zorgde voor een goede aanpak waaruit toegevoegde waarde voor de business bleek. Maar ook dat de samenwerking met stakeholders erg goed was, wat tot uiting kwam in een grote betrokkenheid tijdens de workshops en reviewsessies. En in de energie om te kijken hoe de processen beter uitgevoerd kunnen worden.”

Resultaat biedt solide basis voor vervanging

“De basis voor de vervanging is gelegd en solide. GVB heeft nu een solide basis om te onderzoeken hoe de personeelsplanning software kan bijdragen om haar chauffeurs, bestuurders, schippers en conducteurs beter te ondersteunen!”

Over GVB

Meer over GVB op www.gvb.nl