Duurzame implementatie nieuwe werkwijze afdeling Certificeren bij NVWA

De afdeling Certificeren op Afstand van de NVWA is de afgelopen jaren snel gegroeid van enkele naar meer dan 60 medewerkers. Ook de aanspraak die op de afdeling wordt gedaan neemt toe. Hoe blijft de afdeling wendbaar en kan zij adequaat reageren op de veranderende omgeving? En hoe zorgt de NVWA er na invoering van een passende structuur om wendbaarder te zijn voor dat de gekozen oplossing ook duurzaam blijft in de toekomst? Met deze vragen heeft O&i de afdeling Certificeren het afgelopen half jaar geholpen.

De afdeling Certificeren op Afstand is een onderdeel van de directie Keuren van de NVWA en verantwoordelijk voor het grootste gedeelte van de Nederlandse export certificering. De afdeling is 10 jaar geleden begonnen met enkele medewerkers en inmiddels uitgegroeid tot een afdeling van meer dan 60 medewerkers. Samen zijn ze verantwoordelijk voor de ruim 120.000 export certificaten die jaarlijks afgegeven worden. De verwachting is dat dit aantal in de komende jaren nog verder zal stijgen.

Om de veranderende omgeving goed bij te kunnen blijven is belangrijk om ook als afdeling zelf wendbaar te blijven. Enerzijds zit dit hem in de structuur van de afdeling. Ben je in staat om veranderingen te zien en hier snel op in te spelen? En aan de andere kant zit dit hem in de kennis & kunde van de medewerkers die hiermee aan de slag moeten. De opdracht aan O&i was om de afdeling te helpen de juiste structuur te vinden en om een aantal medewerkers verder te professionaliseren op het gebied van project/procesmanagement.

Aanpak
Na de behoeftes en knelpunten in kaart te hebben gebracht zijn we al vrij snel gaan experimenteren met een nieuwe manier van besluiten nemen. In vorm maar ook in samenstelling. Doen is immers de beste manier van leren. Zo merk je meteen wat werkt en wat niet. Door dit regelmatig met elkaar te evalueren en aanpassingen meteen door te voeren blijf je het proces continue verbeteren.

Voor het verder professionaliseren van twee medewerkers is er gekozen voor een on the job coachingstraject. Dit bestond uit het meewerken met de bestaande projecten en het helpen met de opstart van nieuwe projecten. Per project is gekeken waar de behoeftes lag om daarop in te spelen.

Resultaten
In nog geen 6 maanden tijd heeft de afdeling een structuur die de besluitvorming faciliteert, wendbaar is, en waarbij de juiste medewerkers aan tafel zitten. De gecoachte medewerkers zijn weer een stap verder gebracht en als bijvangst hebben we ook een aantal processen in kaart gebracht en verbeterd. Of zoals Jo-Anne Dreesens (opdrachtgever vanuit NVWA) zegt: “Ik heb gekregen wat we hebben afgesproken, binnen de gestelde termijn en met bonus”.

Over de NVWA
De NVWA bewaakt de veiligheid van voedsel en consumentenproducten, de gezondheid van dieren en planten, het dierenwelzijn en handhaaft de natuurwetgeving. Lees meer over de NVWA op hun website